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Temario del curso

Introducción al archivo y la gestión de documentación

  • Tipos de sistemas de archivo (alfabético, numérico, por tema, geográfico)
  • Ventajas y desventajas de los diferentes sistemas
  • Papel de la documentación en las organizaciones
  • Requisitos legales y reglamentarios

Configuración de un sistema de archivo efectivo

  • Evaluación de las necesidades organizativas
  • Selección del sistema de archivo adecuado
  • Establecimiento de convenciones estandarizadas para la nomenclatura de archivos
  • Tipos de archivadores y soluciones de almacenamiento
  • Técnicas de etiquetado e indexación

Gestión de registros activos

  • Identificación de registros activos
  • Estrategias para gestionar registros activos
  • Elaboración de un plan de archivos
  • Implementación y mantenimiento del plan de archivos

Gestión de documentos electrónicos

  • Introducción a los sistemas de gestión documental electrónica (EDMS)
  • Ventajas del archivo digital
  • Mejores prácticas para el escaneo de documentos
  • Gestión de documentos escaneados

Gestión del ciclo de vida de los registros

  • Estándares de creación de documentos
  • Captura de registros en el sistema
  • Establecimiento de plazos de retención
  • Cumplimiento legal y reglamentario para la retención de registros
  • Disposición segura y protegida de los registros

Seguridad y confidencialidad

  • Protocolos de seguridad para registros físicos y electrónicos
  • Controles de acceso y permisos de usuario
  • Comprensión de las leyes y normativas sobre privacidad de datos
  • Garantizar el cumplimiento en las prácticas documentales

Archivado y preservación

  • Métodos para archivar registros
  • Soluciones de almacenamiento a largo plazo
  • Técnicas de conservación para registros físicos
  • Garantizar la longevidad de los registros electrónicos

Implementación de las mejores prácticas

  • Procedimientos operativos estándar (POE)
  • Mejora continua de los procesos documentales

Resumen y próximos pasos

Requerimientos

  • No se requieren requisitos previos

Público objetivo

  • Gestores de oficina
  • Asistentes administrativos
 7 Horas

Número de participantes


Precio por participante

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